Tips voor een klantvriendelijke afwezigheidsassistent

Geplaatst op : 4 september 2013

“Ik ben op vakantie. Uw e-mail wordt niet doorgestuurd.”

U heeft ze vast deze zomerperiode weer ontvangen: “Ik ben op vakantie. Uw e-mail wordt niet doorgestuurd.” Hoe komt deze tekst over? Een aantal tips voor een klantvriendelijke afwezigheidsassistent.

VakantieDe indruk…
… die je met deze tekst achterlaat, is onvriendelijk. Want waar kunnen klanten, andere externe partijen en collega’s terecht met hun vragen? Geen idee. Ze worden als het ware van het kastje naar de muur gestuurd. Zonde!

Tips…
… om dit te voorkomen, zetten wij ze graag op een rij.

  • Vertel wanneer u weer terug bent.
  • Laat weten met wie ze contact kunnen opnemen als ze eerder antwoord willen dan wanneer u terugkomt.
  • Geef ook de contactgegevens van uw vervanger door.

Voordeel Outlook 2010
Een van de voordelen van Outlook 2010 is dat u twee versies van uw afwezigheidsassistent kunt instellen. Een voor uw collega’s en een voor externen. Zo kunt u dus variëren met ‘je’ voor collega’s en ‘u’ voor klanten en relaties. Handig!

U kunt uw afwezigheidsassistent hier instellen: bestand > info > automatisch antwoorden > binnen mijn organisatie/buiten mijn organisatie.

En ons advies: geniet van het moment dat u 'm aanzet.



Dit artikel is onderdeel van de zakelijke nieuwsbrief van september 2013 (Editie 1).

Lees meer over:
Delen is niet mogelijk. Wijzig cookie instellingen
Reacties (2)
Meeùs
op vrijdag 13 september 2013 om 09:54
Dank voor uw reactie, de ervaring medewerkers uit dienst zonder verwijzing mail herkennen wij niet vaak. Kunt u ons melden welke medewerker/info het betreft?
Nora van 't Hoff
op maandag 9 september 2013 om 15:11
Tips eerst zelf toepassen! Ik krijg vaak melding dat een medewerker inmiddels niet meer bij u werkt, zonder alternatief emailadres. Info reageert ook niet!
Plaats een reactie via een van uw sociale netwerken
Resterend aantal karakters: