Waar aan denken bij pensioen

Een arbeidsvoorwaarde goed inrichten

Pensioen is een arbeidsvoorwaarde. Uw werknemers kunnen hier rechten aan ontlenen. Het is dus belangrijk dat u zorgt dat deze arbeidsvoorwaarde goed wordt uitgevoerd. Vanaf het moment dat u pensioen toezegt aan uw werknemers, heeft u als werkgever verantwoordelijkheden. Zolang de pensioentoezegging doorloopt, blijven uw verantwoordelijkheden ook doorlopen.

Pensioen onderbrengen bij pensioenuitvoerder

Als u pensioen toezegt, moet de pensioentoezegging worden ondergebracht bij een pensioenuitvoerder.

Nederland kent verschillende verplichte- en vrijwillige pensioenfondsen. Dit kunnen Bedrijfstakpensioenfondsen zijn, ingericht voor bepaalde bedrijfstakken. Of Beroepspensioenfondsen voor bepaalde beroepsgroepen. Een verplichtstelling is afhankelijk van uw werkzaamheden, de sector of branche waarin u werkt, de CAO verplichtingen of een lidmaatschap. Als u valt onder een verplichtstelling van een pensioenfonds, dan moet u de pensioentoezegging daar onderbrengen. In sommige gevallen is het mogelijk om vrijstelling te krijgen van verplichte deelname.

Meer informatie

Wilt u weten of u valt onder een verplichtstelling van een pensioenfonds? Of wilt u meer weten over de mogelijkheden voor vrijstelling van verplichte deelname? We helpen u graag verder. Stuur ons een e-mail of bel met één van onze adviseurs. Onze gegevens vindt u op de Service & Contact pagina.

Valt u niet onder een verplicht pensioenfonds? Dan kunt u de pensioentoezegging onderbrengen bij een pensioenverzekeraar. Of vrijwillig aansluiten bij een (algemeen) pensioenfonds. Het is belangrijk dat u zich hierover goed laat adviseren. Zodat u de juiste keuzes kunt maken en u een goede invulling geeft aan deze arbeidsvoorwaarde voor uw werknemers.

U bent het aanspreekpunt

U bent het eerste aanspreekpunt voor uw werknemers. Als werkgever moet u uw werknemers niet alleen informeren over de pensioenregeling. U bent ook verantwoordelijk voor het 'pensioenbewustzijn' van uw werknemers. Wat houdt dat precies in? Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat uw werknemers meer aandacht voor en inzicht in hun pensioen krijgen. En dat zij bij bepaalde gebeurtenissen begrijpen hoe hun pensioen daardoor wordt beïnvloed. Ook dient u ervoor te zorgen dat uw werknemers weten welke keuzes ze kunnen maken en wat ze kunnen doen om ook na de pensioendatum hun leven op gelijke wijze te kunnen voortzetten.

Om welke gebeurtenissen gaat het hier en wat moet u dan doen? Vanaf het eerste arbeidsvoorwaardengesprek tot het einde van het dienstverband zijn er doorlopend momenten waarop aandacht voor pensioen nodig is:

Bij aanvang van het dienstverband

Sollicitatie / arbeidsvoorwaardengesprek

Tijdens het sollicitatiegesprek worden de arbeidsvoorwaarden besproken. Pensioen maakt daar een belangrijk onderdeel van uit. Dit geldt ook voor aanvullende verzekeringen bij overlijden (bijv. ANW-hiaat) en arbeidsongeschiktheid. Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek vertelt u over de pensioenregeling. De checklist 'Wegwijs in pensioen' biedt een handige leidraad voor dit gesprek.


In dienst / aanmelding werknemersverzekeringen

Aanmelding
Via de portal van de verzekeraar meldt u nieuwe werknemers aan voor de pensioenregeling en de andere verzekeringen waar hij/zij voor in aanmerking komt. Voor deze aanmelding gelden specifieke termijnen. Deze zijn vermeld in de uitvoeringsovereenkomst.

Vrijwillige keuzes
Als er vrijwillige keuzes gelden binnen de pensioenregeling, is het belangrijk de werknemer daarop expliciet te wijzen.

Waardeoverdracht
Heeft de nieuwe werknemer pensioen opgebouwd bij vorige werkgevers? Vertel de werknemer dat hij/zij dit kan meenemen naar uw pensioenregeling. Dit heet waardeoverdracht. De werknemer beslist zelf of en wanneer hij/zij waardeoverdracht aanvraagt. Er is geen termijn waarbinnen dit moet. Waardeoverdracht kan in het voordeel van de werknemer zijn, maar dat is niet altijd het geval. Om een opgave aan te vragen vult de werknemer het formulier "verzoek opgave waardeoverdracht" in. Deze is te vinden op de persoonlijke website van de pensioenuitvoerder.

Werkgerelateerde gebeurtenissen tijdens het dienstverband

Salariswijzigingen

Reguliere salariswijzigingen worden jaarlijks per een specifieke peildatum doorgevoerd. U geeft de salarissen jaarlijks door via de portal van de verzekeraar. In het pensioenreglement staat de omschrijving van het pensioengevend salaris. Het pensioengevend salaris is wettelijk gemaximeerd. Boven het wettelijk maximum zijn voorzieningen mogelijk via de werkgever (netto pensioen) of kan de werknemer zelf privévoorzieningen treffen (zoals (netto) lijfrente).


Meer of minder werken

Gaat een werknemer meer of minder werken? Dan heeft dit direct gevolgen voor de pensioenopbouw. Zorg dat uw werknemer zich hiervan bewust is. Via de portal van de verzekeraar geeft u de wijziging van het parttime percentage door.


Uit dienst

Gaat uw werknemer uit dienst, dan geeft u dit door aan de pensioenuitvoerder. Uw werknemer krijgt een premievrije polis met daarop het opgebouwde pensioen. In veel pensioenregelingen is het nabestaandenpensioen meeverzekerd zolang de werknemer in dienst is. Bij uitdiensttreding komt het nabestaandenpensioen dan te vervallen. Maar ook als het nabestaandenpensioen niet vervalt, gaat het bij uitdiensttreding (flink) omlaag omdat uw werknemer alleen het tijdens het dienstverband opgebouwde deel meekrijgt.

Als werkgever wordt van uw verwacht dat u deze gevolgen aan uw werknemer vertelt als deze uit dienst gaat. Uw werknemer kan dan bij uitdiensttreding een deel van het ouderdomspensioen uitruilen voor (extra) nabestaandenpensioen. Of misschien gaat uw werknemer aansluitend in dienst bij een andere werkgever? Dan kan uw werknemer kijken of het nabestaandenpensioen bij de nieuwe werkgever tezamen met het deel dat bij u is opgebouwd voldoende is. Communicatie hierover is dus erg belangrijk en valt onder uw zorgplicht.

Gebeurtenissen in de privésituatie van uw werknemer

Wijzigingen in de privésituatie kunnen direct gevolgen hebben voor de pensioensituatie. En kunnen reden zijn voor een werknemer om de pensioensituatie opnieuw te beoordelen. Vertel dit aan uw werknemer.

Samen wonen, trouwen, geregistreerd partnerschap

Het partnerpensioen kan automatisch verzekerd zijn. Soms moet een partner expliciet worden aangemeld. Ook kunnen er vrijwillige keuzes van toepassing zijn voor het meeverzekeren van partnerpensioen of een aanvullende ANW-hiaat dekking. In het pensioenreglement zijn de voorwaarden voor uw pensioenregeling vermeld. Neem samen met uw werknemer de keuzes door en zorg ervoor dat deze worden doorgegeven aan de verzekeraar.

Kinderen
Als er al partnerpensioen is verzekerd, dan wordt in de meeste pensioen-regelingen automatisch het wezenpensioen meeverzekerd. Is de werknemer alleenstaand dan is het belangrijk dat de geboorte doorgegeven wordt, omdat er dan alleen een wezenpensioen verzekerd wordt. In het pensioenreglement zijn de voorwaarden vermeld.

Uit elkaar
Het einde van een huwelijk, geregistreerd partnerschap of samenwonen, heeft gevolgen voor het pensioen. Vertel uw werknemer wat de gevolgen zijn. En geef de wijziging(en) door aan de verzekeraar.

  • Het einde van het huwelijk/geregistreerd partnerschap
    De werknemer moet de scheiding melden met het wettelijke formulier 'Mededeling van scheiding in verband met de verdeling van ouderdomspensioen'.
  • Partnerpensioen
    De gewezen partner houdt aanspraak op het partnerpensioen dat is opgebouwd tot het moment van scheiding. Dit is de wettelijke regel waarover de werknemer met de gewezen partner iets anders kan afspreken.
  • Ouderdomspensioen
    De wettelijke regel is dat de gewezen partner de helft krijgt van het ouderdomspensioen dat de werknemer tijdens het huwelijk heeft opgebouwd. De werknemer krijgt de helft van het ouderdomspensioen dat de gewezen partner tijdens het huwelijk heeft opgebouwd. De werknemer kan met de (gewezen) partner schriftelijk iets anders afspreken bij huwelijkse voorwaarden of in een echtscheidingsconvenant.
  • Kinderen
    Kinderen die niet de eigen kinderen zijn en na scheiding geen deel meer uitmaken van de gezamenlijke huishouding, maken geen aanspraak meer op wezenpensioen.
  • Einde samenwonen
    Bij het einde van het samenwonen geldt hetzelfde als bij scheiding, behalve dat er geen wettelijke regel is voor verdeling van het ouderdomspensioen. Het wettelijke formulier hoeft dan ook niet te worden ingevuld. Onderling kunnen de gewezen partners wel afspraken hebben gemaakt over de verdeling van het ouderdomspensioen. Het is belangrijk deze afspraken door te geven aan de verzekeraar.

Onbetaald verlof

Wil uw werknemer onbetaald verlof opnemen? Onbetaald verlof heeft geen invloed op de hoogte van het partner- en wezenpensioen en ook niet op de hoogte van het ANW-hiaatpensioen. De gevolgen voor het ouderdomspensioen zijn afhankelijk van de met u gemaakte afspraken. Het partnerpensioen blijft minimaal 18 maanden onveranderd doorlopen. De afspraken over onbetaald verlof zijn vastgelegd in het pensioenreglement.

Veranderingen in de gezondheidssituatie van uw werknemer

Ziek/arbeidsongeschikt

In het pensioenreglement is vermeld wanneer u hiervan melding doet aan de verzekeraar.

Als uw werknemer ziek wordt, dan heeft dit niet meteen gevolgen voor de pensioenopbouw. Het is mogelijk dat na een jaar ziekte pensioen wordt opgebouwd over een lager salaris. Dit is vermeld in het pensioenreglement.

Na twee jaar ziekte wordt bepaald of en hoeveel de werknemer nog kan werken. Is er vrijstelling van premiebetaling meeverzekerd? Dan wordt afhankelijk van hoeveel een werknemer nog kan werken, de premie geheel of gedeeltelijk overgenomen door de verzekeraar. Betaalt de werknemer een eigen bijdrage? Als de verzekeraar de premiebetaling overneemt, stopt u de inhouding van de eigen bijdrage.

Denkt u er ook aan de ziekmelding door te geven voor eventuele aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekeringen? En voor de ziekteverzuimverzekering ter dekking van uw eigen kosten.


Overlijden

Als uw werknemer overlijdt, neemt u direct contact op met uw contactpersoon bij Meeùs. Hij of zij vertelt u precies wat u moet doen en wat de verzekeraar nodig heeft om het partnerpensioen, het ANW-hiaatpensioen en het eventuele wezenpensioen in gang te zetten. Stuur ons een e-mail of bel met één van onze adviseurs. Onze gegevens vindt u op de Service & Contact pagina.

Uw werknemer gaat binnenkort met pensioen

En dan met pensioen! Voordat het zover is moet een aantal keuzes worden gemaakt, rekening houdend met de wensen en behoeftes van uw werknemer. In het pensioenreglement zijn afspraken en voorwaarden vastgelegd. Daarnaast zijn er vanuit de wetgeving nog mogelijkheden. Sommige keuzes moeten al ruim voordat uw werknemer met pensioen gaat worden doorgegeven aan de verzekeraar. Het is belangrijk uw werknemers hierover te informeren. Ook kan het zijn dat er nog andere pensioenverzekeringen tot uitkering komen. Of dat er verschillende pensioendata van toepassing zijn. Belangrijk dus om op tijd met uw werknemers te overleggen over de mogelijkheden en te maken keuzes bij pensionering.

De ontwikkeling van uw onderneming


Ook gebeurtenissen binnen uw onderneming kunnen van invloed zijn op het pensioen. In sommige situaties kan het nodig zijn hierover te communiceren met uw werknemers. Of het kan nodig zijn de pensioenregeling aan te passen. Ook dan is communicatie met uw werknemers erg belangrijk.

Welke situaties kunnen zich voordoen?

De (soort) werkzaamheden binnen uw bedrijf veranderen of worden uitgebreid

Dit kan ertoe leiden dat uw bedrijf komt te vallen onder de verplichtstelling van een Pensioenfonds. Het is belangrijk dat u bij dergelijke veranderingen laat toetsen of dit gevolgen heeft voor uw pensioenregeling.

Nederland kent verschillende verplichte- en vrijwillige pensioenfondsen
Dit kunnen Bedrijfstakpensioenfondsen zijn, ingericht voor bepaalde bedrijfstakken. Of Beroepspensioenfondsen voor bepaalde beroepsgroepen. Een verplichtstelling is afhankelijk van uw werkzaamheden, de sector of branche waarin u werkt, de CAO verplichtingen of een lidmaatschap. Als u valt onder een verplichtstelling van een pensioenfonds, dan moet u de pensioentoezegging daar onderbrengen. In sommige gevallen is het mogelijk om vrijstelling te krijgen van verplichte deelname.

Als de activiteiten binnen uw onderneming wijzigen, kan dit tot gevolg hebben dat u onder de verplichtstelling van een pensioenfonds komt te vallen. U moet zich dan verplicht aanmelden bij dat pensioenfonds. Heeft u al een pensioenregeling, dan kan onder voorwaarden vrijstelling van deelname aan het verplichte pensioenfonds worden aangevraagd.

Meer informatie

Wilt u weten of u valt onder een verplichtstelling van een pensioenfonds? Of wilt u meer weten over de mogelijkheden voor vrijstelling van verplichte deelname? Wij helpen u graag verder.

Valt u niet onder een verplicht pensioenfonds? Dan kunt u de pensioentoezegging onderbrengen bij een pensioenverzekeraar. Of vrijwillig aansluiten bij een (algemeen) pensioenfonds. Het is belangrijk dat u zich hierover goed laat adviseren. Zodat u de juiste keuzes kunt maken en u een goede invulling geeft aan deze arbeidsvoorwaarde voor uw werknemers.

Wijziging van de pensioenregeling

Het is mogelijk dat er wijzigingen zijn in de pensioenregeling. Deze wijzigingen kunnen ontstaan door wijzigingen in wet- en/of regelgeving, productwijzigingen die de pensioenuitvoerder doorvoert of misschien algemene wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden (bijv. eigen bijdrage werknemers). Het gaat hierbij om wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden en dus de rechten van de werknemers. Deze kunnen niet automatisch worden doorgevoerd. In de meeste gevallen zal er overeenstemming met de werknemers moeten worden bereikt. Communicatie met en aan de werknemers en het vragen van instemming is belangrijk. Oók als de wijzigingen (fiscaal) verplicht zijn vanuit wet- en/of regelgeving. De zorgplicht om hierover zorgvuldig en volledig te communiceren met uw werknemers, ligt bij u. Het is dus belangrijk dat u hieraan denkt als zich wijzigingen voordoen.

Als het financieel wat minder gaat

Als het financieel wat minder gaat, kan de pensioenpremie een zware last zijn. Voorkom dat er betalingsachterstand ontstaat zonder dat u hierover afspraken heeft gemaakt. De pensioenuitvoerder zal dan namelijk de werknemers hierover informeren en uiteindelijk de pensioenregeling premievrij maken. Maak het dus tijdig bespreekbaar!

Is het een tijdelijke situatie?
Misschien bent u dan al geholpen met een tijdelijke betalingsregeling. Wij kunnen dit voor u bespreken met de pensioenuitvoerder.

Is de situatie dusdanig dat het voortbestaan van uw onderneming gevaar loopt?
Dan is het belangrijk om de juiste keuzes te maken. Het voortbestaan van de onderneming en daarmee de banen van uw werknemers zijn het hoogste belang. Versobering of zelfs het beëindigen van de pensioentoezegging kan in dat geval een afweging zijn.

Er is sprake van een fusie, overname of splitsing van het bedrijf

Bij deze gebeurtenissen is vrijwel nooit sprake van een simpele naamswijziging. Om te weten wat de gevolgen voor de pensioenregeling zijn, is het belangrijk om te weten van welke situatie sprake is. Zo zijn er 3 soorten fusies:

  • aandelenfusie;
  • juridische fusie;
  • bedrijfsfusie.

Bij een aandelenfusie worden de aandelen verkocht. De rechtspersoon blijft bestaan en blijft meestal dezelfde activiteiten verrichten. Voor de werknemers verandert er in principe niets. Hun arbeidsovereenkomst loopt gewoon door en ook de pensioenregeling blijft van kracht.

Bij een juridische fusie is er als het ware sprake van een "juridische samensmelting" tussen 2 of meer rechtspersonen. Voor de werknemers die hierbij betrokken zijn verandert er in eerste instantie niets. Omdat alle rechten en verplichtingen van rechtswege overgaan, blijven de arbeidsvoorwaarden ongewijzigd. De pensioenregeling dus ook.

Bij een bedrijfsfusie worden de bedrijfsmiddelen van een onderneming verkocht aan een andere onderneming. Het doel is om de economische activiteiten van de onderneming over te dragen. De werknemers van de onderneming die wordt overgedragen treden in dienst van de nieuwe werkgever. Er vindt dus ontslag plaats bij de oude werkgever.

De nieuwe werkgever is verplicht de arbeidsvoorwaarden die bij de oude werkgever golden over te nemen. En dus ook de pensioenregeling over te nemen.

Op deze regel zijn een aantal uitzonderingen:

  • Als beide ondernemingen een pensioenregeling hebben mag de verkrijgende onderneming de eigen pensioenregeling toepassen op de overgenomen werknemers, ook als deze slechter is.
  • Als de verkrijgende onderneming deelneemt aan een verplicht Bedrijfstakpensioenfonds (BPF), gaan de overgenomen werknemers ook hierin deelnemen. Tenzij door de overname de verplichtstelling wijzigt of vervalt
  • Werkgevers- en werknemersorganisaties kunnen bij CAO andere afspraken maken.
  • Indien werknemers van de verkopende onderneming verplicht deelnamen in een BPF en in verkrijgende onderneming dezelfde werkzaamheden blijven verrichten, blijft zij onder de verplichtstelling van het BPF vallen.

Het is dus belangrijk om te weten welke situatie van toepassing is en wat de gevolgen zijn voor de pensioenregeling en dus voor uw werknemer.

Het bedrijf houdt op te bestaan

Als uw bedrijf ophoudt te bestaan, dan moet er iets gebeuren met de pensioenregeling. Als geen sprake is van een doorstart of overname/fusie, dan wordt de pensioenregeling premievrij gemaakt. De pensioentoezegging aan uw werknemers is daarmee nog niet beëindigd. Pensioen is een arbeidsvoorwaarde die u niet zomaar kunt beëindigen. Uw werknemers kunnen hier rechten aan ontlenen en kunnen u verplichten tot nakoming van deze arbeidsvoorwaarde. In veel gevallen zal de bedrijfsbeëindiging niet onverwacht komen en is daar allang over gecommuniceerd binnen het bedrijf. Maar zijn uw werknemers dan ook op de hoogte van de gevolgen voor hun pensioen? En welke stappen moet u eigen zelf nemen richting de pensioenuitvoerder voor de verdere afwikkeling? Neem daarom tijdig contact met ons op om dit te bespreken. Dan weten zowel u als uw werknemers hoe dit traject verloopt.

Service en contact